Elektroniczny wniosek urlopowy – jak to działa w praktyce?

Gdzie podział się ten papier?

Wyobraź sobie typowy poniedziałek w firmie produkcyjnej na krakowskim Zabłociu. Masz 38 pracowników, a każdy z nich ma prawo do urlopu. W tradycyjnym modelu oznacza to co najmniej 76 kartek rocznie na jedną osobę, licząc same wnioski i ewentualne poprawki. Papiery krążą między biurkiem kierownika a działem kadr, często lądują pod stertą faktur albo gubią się w drodze przez halę. To nie jest tylko kwestia bałaganu, ale realnych pieniędzy. Liczyliśmy to u jednego z naszych klientów: procesowanie jednego papierowego wniosku zajmowało łącznie 22 minuty pracy trzech różnych osób.

Kiedy dokument ginie, cała procedura rusza od nowa. Pracownik musi znowu łapać szefa, szef musi sobie przypomnieć, czy już to podpisywał, a pani z kadr musi ręcznie wpisać daty do Excela. To jest właśnie to zbędne lanie wody, którego w biznesie nikt nie lubi. W Wawel Solutions Group wierzymy, że praca ma polegać na działaniu, a nie na pilnowaniu segregatora. W 2023 roku pomogliśmy 43 firmom całkowicie wyeliminować ten problem, wprowadzając prosty system, który nie wymaga doktoratu z informatyki, żeby go obsłużyć rano przy kawie.

Papier nie oddaje Twojego czasu, on go po prostu zabiera każdego dnia.

Trzy kliknięcia zamiast biegania po biurze

Jak to wygląda, gdy już wdrożymy system? Pracownik otwiera aplikację na swoim smartfonie – tą samą, której używa do sprawdzania grafiku. Widzi dokładnie, że zostało mu 11 dni urlopu. Wybiera daty, klika przycisk i tyle. Kierownik dostaje powiadomienie na swój telefon, sprawdza, czy w tym czasie nie ma zaplanowanego ważnego transportu i zatwierdza wniosek jednym ruchem palca. Całość trwa 14 sekund. Dane automatycznie trafiają do bazy kadr, bez przepisywania, bez błędów w datach i bez pytań typu: 'A ile mi jeszcze zostało wolnego?'

Wdrożyliśmy takie rozwiązanie w małej drukarni w Skawinie, gdzie pracuje 19 osób. Wcześniej właściciel poświęcał około 4 godzin miesięcznie tylko na porządkowanie spraw urlopowych. Teraz robi to w locie, czekając na zielone światło na skrzyżowaniu pod Jubilatem. Ludzie szybko się przyzwyczaili, nawet starsi pracownicy, którzy początkowo kręcili nosem na nowinki. Okazało się, że przejrzysty interfejs jest dla nich łatwiejszy niż pilnowanie, żeby nie pognieść kartki w kieszeni spodni roboczych.

Koszty, które się zwracają

Wiele osób myśli, że cyfryzacja kadr to wydatek rzędu kilkunastu tysięcy złotych. To błąd, który trzyma polskie firmy w poprzedniej epoce. Dla firmy zatrudniającej 47 osób miesięczny koszt utrzymania takiego systemu jest niższy niż zakup dwóch kartonów papieru do drukarki. Płacisz za to, co faktycznie używasz. Nie potrzebujesz własnych serwerów ani informatyka na etacie. Wszystko działa w chmurze, a my dbamy o to, żeby było zgodne z polskimi przepisami i RODO.

Z naszych analiz wynika, że zwrot z takiej inwestycji następuje zazwyczaj po 4 miesiącach. Oszczędność czasu pracownika kadr, który nie musi ręcznie klepać danych do systemu płacowego, to około 12 godzin w skali miesiąca. To półtora dnia roboczego, który można poświęcić na rekrutację nowych ludzi albo poprawę bezpieczeństwa w zakładzie. Liczymy fakty, a fakty są takie, że ręczna robota w biurze to najdroższa forma prowadzenia biznesu w 2024 roku.

Bezpieczeństwo danych i RODO

Częstym pytaniem, które słyszymy podczas spotkań na ul. Grodzkiej, jest kwestia bezpieczeństwa. Czy te dane nie wyciekną? Czy ktoś niepowołany nie zobaczy, kiedy biorę wolne? Odpowiedź jest prosta: cyfrowy wniosek jest o wiele bezpieczniejszy niż papierowy. Kartka zostawiona na biurku kierownika jest dostępna dla każdego, kto przechodzi obok. System elektroniczny ma precyzyjnie ustawione uprawnienia. Kierownik widzi tylko swoich ludzi, a kadry widzą całość.

Wszystkie informacje są szyfrowane i przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. To ważne, bo polskie urzędy bardzo na to patrzą podczas kontroli. Od 8 lat prowadzimy projekty IT i wiemy, że zaufanie buduje się na solidnych fundamentach, a nie na obietnicach. Jeśli pracownik odchodzi z firmy, blokujesz jego dostęp w 5 sekund. Nie masz obawy, że wyniósł ze sobą ksera dokumentów czy wrażliwe dane o chorobowym swoich kolegów.

W cyfrowym świecie dostęp do danych ma tylko ten, kto faktycznie go potrzebuje.

Jak zacząć bez robienia rewolucji?

Nie musisz od razu zmieniać wszystkiego w firmie. Zawsze doradzamy naszym klientom z Małopolski, żeby zacząć od małego kroku. Urlopy są idealne na start. Wdrożenie trwa u nas zazwyczaj od 7 do 12 dni roboczych. Zaczynamy od krótkiej rozmowy, żeby zrozumieć, jak do tej pory krążyły u Was dokumenty. Potem ustawiamy system, importujemy listę pracowników i robimy krótkie, 20-minutowe szkolenie. Nie zostawiamy Was z instrukcją obsługi na 100 stron – po prostu pokazujemy, co klikać.

To ma po prostu działać każdego dnia. Bez zbędnych segregatorów i bez nerwów, że szef nie podpisał wniosku na jutro, bo pojechał do klienta do Tarnowa. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda na żywo, możemy umówić się na krótką prezentację. Pokażemy Ci konkretny przykład firmy o podobnej wielkości do Twojej, żebyś mógł sam ocenić, czy warto. Bez presji i bez korpobełkotu – rozmawiamy o konkretnych oszczędnościach dla Twojego biznesu.