Dlaczego darmowy Excel to najdroższy system HR dla Twojej firmy
Większość właścicieli małych firm w Krakowie i okolicach zaczyna od Excela. Wydaje się to logiczne, bo arkusz jest pod ręką i nic nie kosztuje na starcie. Jednak po 4 latach prowadzenia biznesu te darmowe tabelki stają się ciężarem, który zjada realne pieniądze z Twojego konta przy każdym naliczaniu wypłat.
Pułapka darmowości, czyli gdzie uciekają Twoje pieniądze
W Wawel Solutions Group często spotykamy właścicieli, którzy są dumni ze swoich arkuszy. Pan Marek z firmy transportowej pod Wieliczką miał tabelę z 83 zakładkami. Myślał, że ma wszystko pod kontrolą, dopóki nie policzyliśmy wspólnie, ile czasu zajmuje mu samo wpisywanie danych. Okazało się, że jego kadrowa spędza 14 godzin miesięcznie na przepisywaniu godzin z papierowych list do komputera. Przy stawce 42 zł za godzinę, ten darmowy program kosztował go prawie 600 zł miesięcznie za samą obsługę jednej czynności. To nie jest oszczędność, to jest powolne marnowanie zasobów.
Excel nie wyśle Ci powiadomienia, że kończy się ważność badań lekarskich kierowcy. Nie powie Ci też, że limit urlopowy pracownika został przekroczony o 3 dni, bo ktoś zapomniał odjąć wolne z maja. W małym zespole, liczącym 18 osób, takie pomyłki zdarzają się średnio raz na kwartał. Naprawa tych błędów, szukanie zagubionych wniosków i prostowanie papierów w urzędach zajmuje więcej czasu niż samo prowadzenie firmy. Liczymy fakty, nie obietnice – a fakty są takie, że ręczne wpisywanie danych to najprostsza droga do pomyłki, która prędzej czy później uderzy Cię po kieszeni.
Darmowy arkusz kosztuje Cię 14 godzin pracy kadrowej miesięcznie. To 588 zł wyrzucone w błoto każdego miesiąca.
Błąd w formule i ryzyko kary z urzędu
Pamiętam sytuację z czerwca 2024 roku u jednego z naszych klientów z branży produkcyjnej. Przez jeden drobny błąd w formule sumującej nadgodziny, 12 pracowników otrzymało zaniżone wypłaty przez cztery miesiące z rzędu. Nikt tego nie zauważył, dopóki jeden z operatorów maszyn nie poszedł do banku po kredyt. Skończyło się na kontroli z PIP i konieczności wypłaty odsetek. Łączny koszt tej jednej pomyłki w Excelu wyniósł firmę 4300 zł, nie licząc stresu i popsutej atmosfery w zespole. Excel jest genialnym kalkulatorem, ale nie jest systemem, który pilnuje przepisów prawa pracy.
W Wawel Solutions Group stawiamy na to, żeby system pracował dla Ciebie, a nie Ty dla systemu. Gdy dokumenty są w chmurze, każda zmiana jest rejestrowana. Widzisz dokładnie, kto i kiedy edytował dane. W arkuszu kalkulacyjnym wystarczy, że ktoś przypadkiem naciśnie klawisz 'delete' w niewłaściwej komórce i cała historia urlopowa z ubiegłego roku znika bez śladu. Odzyskanie takich danych z kopii zapasowych (o ile w ogóle są robione) zajmuje średnio 4 godziny intensywnej pracy informatyka. To ma po prostu działać każdego dnia, bez strachu, że jedno kliknięcie zniszczy miesiące pracy.
Bezpieczeństwo danych w firmowym laptopie
Czy wiesz, gdzie dokładnie znajduje się plik z danymi Twoich pracowników? Zazwyczaj leży na pulpicie laptopa pani z kadr lub jest przesyłany mailem jako załącznik 'kadry_final_v3.xlsx'. To jest koszmar z punktu widzenia ochrony danych osobowych. W 2023 roku jedna z krakowskich firm, z którą teraz współpracujemy, miała włamanie do skrzynki pocztowej. Wyciekły numery PESEL i adresy 47 osób. Kara była dotkliwa, a zaufanie pracowników budowali od nowa przez rok. Systemy HR, które wdrażamy, szyfrują dane i dają dostęp tylko tym osobom, które faktycznie muszą coś wiedzieć.
Mniej klikania, więcej pracy – to nasza zasada. Zamiast szukać pliku na dysku, masz wszystko w jednym miejscu, zabezpieczone hasłem i logowaniem dwuskładnikowym. Excel nie pozwala na łatwe zarządzanie uprawnieniami. Albo ktoś widzi wszystko (włącznie z zarobkami szefa), albo nie widzi nic. W małej firmie, gdzie każdy zna każdego, taka jawność płac wynikająca z błędu w uprawnieniach pliku potrafi rozbić zespół w jeden dzień. Bez zbędnych segregatorów i bez ryzyka, że poufne dane wyciekną do konkurencji tylko dlatego, że ktoś zgubił pendrive'a.
Plik 'kadry_v3.xlsx' na pulpicie to nie jest bezpieczne przechowywanie danych. To czekanie na kłopoty.
Jak odzyskać 11 godzin w tygodniu
Wdrożenie prostego narzędzia do obiegu dokumentów w Wawel Solutions Group zajmuje nam zazwyczaj od 3 do 5 tygodni. To krótko, biorąc pod uwagę, że odzyskujesz dzięki temu około 11 godzin tygodniowo na samej komunikacji z pracownikami. Wyobraź sobie, że nie musisz już drukować wniosku urlopowego, nie musisz go podpisywać długopisem i zanosić do kadr. Pracownik klika w telefonie, Ty zatwierdzasz w 3 sekundy, a system sam aktualizuje tabelę i wysyła informację do księgowości. To jest ta realna zmiana, o której mówimy klientom przy Grodzkiej 12.
Nasze doświadczenie pokazuje, że po rezygnacji z Excela na rzecz dedykowanego rozwiązania, liczba błędów w rozliczeniach spada o 67% już w pierwszym kwartale. To nie są magiczne liczby, to efekt usunięcia czynnika ludzkiego tam, gdzie maszyna radzi sobie lepiej. Pracownik kadr, zamiast walczyć z formułami, może w końcu zająć się szukaniem nowych ludzi do pracy lub poprawą komunikacji wewnątrz firmy. W Wawel Solutions Group wierzymy, że technologia ma ułatwiać życie, a nie dokładać roboty. Dlatego nasze systemy są proste – bo mają służyć ludziom, a nie informatykom.
