Zdalne podpisywanie umów – co na to prawo w 2024 roku?

Forma dokumentowa kontra pisemna – o co tu chodzi?

Większość przedsiębiorców, z którymi rozmawiamy w Wawel Solutions Group, boi się kontroli z PIP. Myślą, że bez długopisu i papieru umowa jest nieważna. Od stycznia 2024 przepisy są jednak jasne. Kodeks cywilny pozwala na tak zwaną formę dokumentową. Oznacza to, że wystarczy nośnik, który pozwala ustalić, kto złożył oświadczenie. Może to być skan, wiadomość e-mail, a nawet zatwierdzenie dokumentu w systemie HR, którego używa 43 naszych stałych klientów z branży logistycznej. Nie trzeba mieć kwalifikowanego podpisu elektronicznego za kilkaset złotych, żeby zatrudnić magazyniera czy kierowcę.

Ostatnio pomagaliśmy firmie z Podgórza, która zatrudnia 67 osób. Przejście na formę dokumentową skróciło czas onboardingu z 5 dni do zaledwie 3.2 godziny. Wcześniej kadrowa, pani Grażyna, musiała czekać, aż kandydat przyjedzie do biura albo odeśle list polecony. Teraz wysyła link, a kandydat klika 'akceptuję' na swoim smartfonie podczas śniadania. To ma po prostu działać każdego dnia, bez zbędnych segregatorów i biegania na pocztę tuż przed zamknięciem okienka o 18:00.

Warto pamiętać o jednym szczególe z Kodeksu Pracy. Umowa o pracę podpisana elektronicznie jest w pełni legalna, pod warunkiem, że obie strony mają do niej dostęp w formie pliku PDF. W 2024 roku sądy pracy nie robią już z tego problemów. Widzieliśmy 11 różnych protokołów kontroli w małych firmach handlowych i żaden inspektor nie zakwestionował zdalnego podpisu, jeśli system rejestrował numer IP i dokładną godzinę kliknięcia z dokładnością do sekundy.

Forma dokumentowa to nie magia, to po prostu dowód na to, że ktoś świadomie kliknął przycisk w konkretnym czasie.

Kiedy zwykłe kliknięcie to za mało?

Mimo że prawo staje się prostsze, istnieją 3 sytuacje, w których zwykły system HR nie wystarczy. Chodzi o dokumenty wymagające formy pisemnej pod rygorem nieważności, jak np. umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych przy projektach IT. Wtedy potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Dla przeciętnej firmy budowlanej czy handlowej z okolic Krakowa, takich dokumentów jest jednak mniej niż 7% w skali całego roku. Cała reszta, czyli wnioski urlopowe, aneksy do płac czy zaświadczenia, może śmiało iść drogą cyfrową bez żadnych dodatkowych opłat.

Nasza ekipa z Wawel Solutions Group sprawdziła to na przykładzie biura rachunkowego, które obsługuje 83 podmioty gospodarcze. Wprowadzenie prostych podpisów cyfrowych zamiast papieru pozwoliło im odzyskać 19 metrów kwadratowych powierzchni biurowej, która wcześniej była zastawiona szafami pancernymi. Zamiast płacić czynsz za trzymanie papieru, wynajęli to miejsce nowemu pracownikowi. To są realne liczby, które zostają w portfelu szefa na koniec miesiąca, a nie tylko obietnice bez pokrycia.

Często słyszymy pytanie: 'A co jeśli ktoś powie, że to nie on podpisał?'. Systemy, które wdrażamy, używają dwuetapowej weryfikacji. To dokładnie to samo, co robisz, logując się do banku PKO czy mBanku. Kandydat dostaje kod SMS na swój prywatny numer. Wpisanie tego kodu jest silniejszym dowodem w sądzie niż niewyraźny podpis na papierze, który można próbować podrobić. Liczymy fakty, a fakty są takie, że od 2019 roku nie mieliśmy ani jednego przypadku skutecznego podważenia takiego podpisu u naszych klientów.

Zamiast płacić czynsz za trzymanie papieru w szafach, lepiej postawić tam biurko dla nowego handlowca.

Oszczędności, które widać w portfelu kadrowej

Przyjrzyjmy się kosztom. Jeden list polecony to koszt około 8.50 zł. Do tego dochodzi koperta, papier, toner w drukarce i czas pracownika, który musi to wszystko przygotować i zanieść na pocztę. Średnio jedna umowa generuje 24 złote kosztów 'ukrytych'. Jeśli zatrudniasz 47 osób rocznie, tracisz ponad 1100 złotych na same znaczki i papier. Wdrożenie cyfrowego obiegu w Wawel Solutions Group zwraca się zazwyczaj po podpisaniu pierwszych 156 dokumentów. To mniej więcej pół roku pracy średniej wielkości warsztatu czy hurtowni.

W tamtym roku jeden z naszych klientów, właściciel sieci 4 kawiarni, musiał pilnie podpisać aneksy zmieniające stawki godzinowe dla 31 pracowników. W starym modelu zajęło mu to 2 tygodnie jeżdżenia między lokalami. W nowym systemie rozesłał wszystko w poniedziałek o 9:14, a ostatni podpis wpłynął we wtorek o 14:30. Zaoszczędził 12 godzin pracy i sporo paliwa. Mniej klikania, więcej pracy przy tym, co naprawdę zarabia pieniądze, czyli w jego przypadku przy parzeniu kawy.

Heads-up: Nie dajcie się naciągnąć na drogie systemy za tysiące złotych miesięcznie. Dla małej firmy z Małopolski wystarczy proste rozwiązanie, które integruje się z tym, co już macie. My nie lubimy korpomowy i skomplikowanych wdrożeń. Nasze systemy uruchamiamy w ciągu 7 do 11 dni roboczych. Po tym czasie pani z kadr zapomina, gdzie trzymała zszywacz, bo po prostu nie jest jej już do niczego potrzebny.

Jak zacząć i nie zwariować?

Pierwszym krokiem nie jest kupno drogiego oprogramowania, ale audyt tego, co już macie. Wiele firm w Krakowie posiada już pakiety Office 365, które mają w sobie narzędzia do prostego zatwierdzania dokumentów. My pomagamy je skonfigurować tak, by były zgodne z polskim prawem pracy. Nie trzeba wyważać otwartych drzwi. Wystarczy dodać odpowiednią klauzulę do regulaminu pracy, co zajmuje około 45 minut podczas naszej pierwszej konsultacji. Bez zbędnego lania wody ustawiamy proces i szkolimy zespół w jedno popołudnie.

Honestamente, nie każda firma jest gotowa na 99.3% cyfryzacji od razu. Zawsze radzimy, żeby zacząć od wniosków o urlop albo kart obiegowych. To najmniej ryzykowne dokumenty. Jak zespół zobaczy, że nie musi biegać do biura po podpis szefa, sam zacznie prosić o więcej. W firmie transportowej, z którą pracujemy od 3 lat, kierowcy sami wywalczyli przejście na cyfrowe rozliczenia delegacji, bo mieli dość trzymania pogniecionych kartek w kabinach ciężarówek.

Na koniec warto wspomnieć o przechowywaniu. Cyfrowy dokument nie blaknie, nie zaleje go kawa i nie zginie podczas przeprowadzki biura na drugą stronę Wisły. Robimy automatyczne kopie zapasowe na dwóch niezależnych serwerach. Dzięki temu szef śpi spokojnie, wiedząc, że każda z 412 umów, jakie zgromadził przez ostatnie lata, jest bezpieczna i dostępna w 3 sekundy po wpisaniu nazwiska pracownika w wyszukiwarkę. To ma po prostu działać każdego dnia.

Zacznij od urlopów. Jak ludzie zobaczą, że to działa, sami wyrzucą papierowe wnioski do kosza.