Obieg dokumentów

Ile faktur leży teraz na biurku u Twojego szefa?

W wielu krakowskich firmach, z którymi pracujemy, obieg dokumentów przypominał wyścig z przeszkodami. Papierowa faktura lądowała w sekretariacie, potem czekała trzy dni na biurku kierownika, a na końcu okazywało się, że utknęła pod stosem innych papierów. W Wawel Solutions Group ucinamy ten chaos. Wprowadzamy systemy, które sprawiają, że dokument sam wie, gdzie ma iść. Jeśli faktura dotyczy budowy na Podgórzu, trafi od razu do inżyniera projektu, a nie do ogólnego koszyka. Liczymy fakty, nie obietnice — u naszych 47 stałych klientów czas od otrzymania faktury do jej zatwierdzenia spadł z 11 dni do niespełna 48 godzin.

Koniec z ręcznym przepisywaniem danych do Excela

Ręczne wpisywanie numerów kont i kwot to najprostsza droga do pomyłki. Jeden błąd w numerze IBAN i przelew ląduje w próżni. Nasz system OCR (to taki inteligentny skaner) czyta dokument w 2.4 sekundy. Wyciąga z niego NIP, datę sprzedaży i kwotę brutto. Twoja księgowa nie musi już tracić czasu na klepanie danych z palca. Mniej klikania, więcej pracy nad tym, co faktycznie zarabia pieniądze. (Heads-up: System radzi sobie nawet z fakturami, które zostały lekko pogniecione w kieszeni kuriera).

• Zatwierdzanie w trasie: Szef akceptuje koszty jednym kliknięciem na smartfonie, czekając na kawę przy Rynku.
• Błyskawiczne szukanie: Znalezienie umowy z 2021 roku zajmuje dokładnie 6 sekund, a nie pół godziny w piwnicy.
• Bezpieczeństwo: Wiadomo dokładnie, kto, kiedy i dlaczego zatwierdził dany wydatek.

To ma po prostu działać każdego dnia

Nie budujemy skomplikowanych systemów, których nikt nie potrafi obsłużyć. Nasze rozwiązania są tak proste, jak wysłanie SMS-a. Jeśli Twój zespół potrafi obsługiwać Facebooka, poradzi sobie z naszym obiegiem dokumentów w 15 minut. Bez zbędnych segregatorów i bez nerwów przed kontrolą z urzędu skarbowego. Całe archiwum masz w kieszeni. Wiemy, że zmiana przyzwyczajeń bywa trudna, ale gdy pracownicy zobaczą, że nie muszą już biegać z papierami między piętrami, sami podziękują za tę zmianę.

Być może zastanawiasz się, czy to rozwiązanie dla firmy Twojej wielkości. Prawda jest taka, że wdrożenie u nas trwa zazwyczaj od 3 do 5 tygodni. Nie obiecujemy cudów w jeden dzień, bo szanujemy Twój czas i wiemy, że porządne poukładanie procesów wymaga chwili uwagi. Jesteśmy lokalną ekipą z Krakowa, więc w razie problemów nie rozmawiasz z automatem, tylko z konkretnym człowiekiem, który przyjedzie na Grodzką i pomoże wszystko ustawić.

Co zyskujesz w liczbach?

Zamiast ogólników, spójrz na konkret: mała hurtownia budowlana, z którą współpracujemy od 8 lat, zaoszczędziła 3100 zł miesięcznie na samej obsłudze papierów. Nie licząc czasu właściciela, który przestał siedzieć nad fakturami w sobotnie wieczory. To są realne pieniądze, które zostają w Twojej kieszeni. Bez zbędnego lania wody i bez komplikowania prostych spraw.