Skrócenie obiegu faktur z 12 do 2 dni w firmie spedycyjnej
Wdrożyliśmy system rozpoznawania tekstu (OCR), który automatycznie księguje koszty paliwa i napraw. Faktury są zatwierdzane jednym kliknięciem w telefonie.
Firma spedycyjna z Krakowa tonęła w papierowych fakturach za paliwo i serwis. Księgowa traciła 19 godzin miesięcznie na samo przepisywanie danych do Excela. Wprowadziliśmy proste rozwiązanie, które robi to samo w kilka sekund bez błędów.
Wyzwanie
Kierowcy wozili pogniecione faktury w kabinach ciężarówek przez dwa tygodnie. Zanim papier trafił do biura na Rybitwach, mijało średnio 11 dni. Często gubiły się załączniki, co blokowało zwrot VAT-u i psuło relacje z dostawcami paliwa.
W lutym 2024 roku w kolejce do zaksięgowania wisiały 83 dokumenty, a terminy płatności dawno minęły. Właściciel nie wiedział, ile dokładnie pieniędzy firma wydała w danym tygodniu, bo dane spływały z ogromnym opóźnieniem.
Podejście
Zaczęliśmy od wizyty w bazie transportowej i rozmowy z dwoma kierowcami. Chcieliśmy sprawdzić, dlaczego nie oddają faktur od razu. Okazało się, że szukanie poczty po trasie to dla nich problem. Postawiliśmy na rozwiązanie mobilne.
Nasz 3-osobowy zespół skonfigurował system OCR, który czyta polskie NIP-y i kwoty z obrazka. Zamiast budować wielki portal, stworzyliśmy prostą ścieżkę: zdjęcie telefonem trafia prosto do weryfikacji w biurze. Całość prac, od analizy do uruchomienia, zajęła nam 14 dni roboczych.
Rozwiązanie
Uruchomiliśmy cyfrowy obieg dokumentów połączony z obecnym programem finansowym firmy. Teraz kierowca robi zdjęcie faktury zaraz po tankowaniu. System automatycznie wyciąga datę, kwotę netto i podatek VAT.
Szef spedycji dostaje powiadomienie na telefon i może zatwierdzić płatność jednym kliknięciem, czekając na załadunek. Nie ma już żadnych segregatorów krążących między biurkami. Wszystkie dane są widoczne w panelu w 3 minuty po wykonaniu zdjęcia.
Rezultaty
Czas obiegu dokumentu skrócił się z 12 dni do niecałych 2 dni roboczych. Księgowa odzyskała 14 godzin w miesiącu, które teraz poświęca na pilnowanie terminów, a nie na żmudne wklepywanie cyferek z pogniecionych kartek.
Harmonogram
-
8 stycznia 2024Wywiad z kierowcami i analiza 47 typowych faktur kosztowych.
-
22 stycznia 2024Konfiguracja czytnika OCR i testy na brudnych dokumentach.
-
5 lutego 2024Szkolenie dla zespołu biurowego z obsługi panelu zatwierdzeń.
-
19 lutego 2024Uruchomienie systemu dla wszystkich 64 pojazdów.
"Sądziłem, że moi kierowcy będą marudzić na nową aplikację. Okazało się, że wolą zrobić zdjęcie niż pilnować papierów w kabinie przez dwa tygodnie. W końcu wiem, ile wydaję na paliwo w czasie rzeczywistym."