Odzyskanie 18 godzin tygodniowo w dziale kadr firmy produkcyjnej
Zastąpiliśmy papierowe listy obecności systemem zbliżeniowym i zintegrowaliśmy go z portalem HR. Pracownicy sami sprawdzają stan urlopów.
Firma StalMet Konstrukcje z Niepołomic zatrudnia 84 osoby. Każdego dnia rano kadrowa poświęcała ponad 3 godziny na ręczne przepisywanie danych z papierowych list obecności do Excela. Wdrożyliśmy prosty system zbliżeniowy, który liczy czas pracy za nią.
Wyzwanie
W marcu 2024 roku w StalMet panował spory bałagan z urlopami. Pracownicy co chwilę pukali do biura kadr, żeby zapytać, ile dni wolnego im jeszcze zostało. Kadrowa, pani Grażyna, musiała przerywać pracę, szukać w segregatorach i liczyć to ręcznie na kalkulatorze.
W poniedziałki rano pod drzwiami ustawiała się kolejka 7-9 osób z papierowymi wnioskami. Błędy w przepisywaniu godzin nadliczbowych zdarzały się średnio 4 razy w miesiącu. To generowało spięcia przy wypłatach i zmuszało do robienia męczących korekt w systemie płacowym. Firma traciła czas na kłótnie o 15 minut spóźnienia, zamiast skupić się na spawaniu konstrukcji.
Podejście
Nasz zespół (3 osoby) zaczął od wizji lokalnej na hali produkcyjnej w Niepołomicach. Sprawdziliśmy, gdzie najlepiej zamontować terminale, żeby nie blokować przejścia przy zmianie szychty o 6:00 rano. Wybraliśmy dwa punkty przy głównym wejściu i jeden dodatkowy w jadalni.
Przez pierwsze 11 dni testowaliśmy system równolegle z papierem, żeby ludzie przyzwyczaili się do odbijania breloków. Marcin z Wawel Solutions Group przeszkolił brygadzistów, jak samodzielnie korygować błędy w systemie. To było kluczowe, bo brygadzista najlepiej wie, czy ktoś spóźnił się przez awarię maszyny, czy po prostu zaspał. Liczymy fakty, nie obietnice, więc postawiliśmy na proste urządzenia bez zbędnych bajerów.
Rozwiązanie
Zamontowaliśmy 3 terminale zbliżeniowe odporne na pył i smary. Każdy pracownik dostał wytrzymały brelok RFID zamiast karty, bo trudniej go złamać w kieszeni spodni roboczych. Uruchomiliśmy też tzw. Kiosk HR – to zwykły tablet w kantynie z naszą aplikacją.
Teraz po przyłożeniu breloka każdy widzi swój aktualny stan urlopu i może jednym kliknięciem wysłać prośbę o wolne. Dane płyną prosto do programu płacowego. System sam wylicza dodatki za nocki i soboty według zasad ustalonych z właścicielem. Wszystko działa bez udziału rąk kadrowej, a segregator z listami obecności trafił do archiwum.
Rezultaty
Kadry odzyskały dokładnie 18.4 godziny w każdym tygodniu roboczym. Nie ma już kolejek pod drzwiami biura, a liczba pomyłek w listach płac spadła do zera. Pracownicy są spokojniejsi, bo widzą swój czas pracy na tablecie w każdej przerwie śniadaniowej.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt procesów i wizja lokalna na hali w Niepołomicach
-
Kwiecień 2024Montaż 3 terminali i rozdanie breloków pracownikom
-
Maj 2024Szkolenie brygadzistów i pełne wyłączenie papieru
"Szczerze mówiąc, bałem się, że chłopaki na hali będą narzekać na te breloki. Okazało się, że wolą to niż szukanie długopisu na portierni. W kadrach w końcu jest porządek i nikt nie krzyczy o źle policzone nocki."