Eliminacja błędów w umowach dla sieci 4 salonów kosmetycznych
Uruchomiliśmy generator umów o pracę i zlecenie, który pobiera dane bezpośrednio z systemu rekrutacyjnego. Wyeliminowało to błędy w PESELach i adresach.
Właścicielka sieci salonów traciła około 5 godzin tygodniowo na poprawianie literówek w umowach i wyjaśnianie błędów z księgowością. Problem narastał wraz z otwieraniem kolejnych punktów w Krakowie, gdzie rotacja personelu pomocniczego jest naturalnie wyższa.
Wyzwanie
Przy 4 lokalizacjach i 39 pracownikach, managerki salonów przygotowywały umowy ręcznie w Wordzie. Najczęstszym problemem były błędne numery PESEL, pomyłki w adresach zamieszkania oraz nieaktualne stawki godzinowe. Księgowość odrzucała średnio 27% przesłanych dokumentów, co opóźniało zgłoszenia do ZUS i budowało niepotrzebne napięcie w zespole.
Podejście
Marcin Kwiatkowski przeprowadził dwudniową obserwację pracy recepcji, aby zrozumieć, w którym momencie powstaje chaos. Zamiast wdrażać wielki, drogi system HR, postawiliśmy na proste rozwiązanie: formularz online zintegrowany z bazą danych. Zespół Wawel Solutions Group (2 osoby) skonfigurował narzędzie tak, by managerka musiała jedynie wybrać nazwisko kandydata z listy.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy prosty generator dokumentów, który automatycznie wypełnia wzory umów zatwierdzone przez prawnika firmy. Dane są pobierane bezpośrednio z formularza rekrutacyjnego wypełnionego przez kandydata, co przenosi odpowiedzialność za poprawność PESELu na pracownika. System sam dobiera odpowiednią wersję umowy (zlecenie/praca) na podstawie zaznaczonych parametrów i wysyła gotowy plik PDF do podpisu elektronicznego.
Rezultaty
Dzięki automatyzacji proces generowania kompletu dokumentów skrócił się z 25 minut do niecałych 2 minut. W ciągu ostatnich 4 miesięcy nie wystąpił ani jeden błąd w danych osobowych przekazanych do kadr.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt procesu przygotowywania umów w biurze na ul. Szewskiej.
-
Kwiecień 2024Uruchomienie prototypu dla jednego salonu testowego.
-
Maj 2024Szkolenie dla 4 managerek z obsługi generatora PDF.
-
Czerwiec 2024Pełne wdrożenie i spięcie systemu z podpisem cyfrowym.
"Sądziłam, że przy 4 salonach muszę zatrudnić dodatkową kadrową. Wawel Solutions Group pokazało mi, że wystarczy wywalić Worda i zastąpić go prostym formularzem. To po prostu działa każdego dnia."